10 trucs pour bien organiser votre cabinet d’avocats

Voici quelques conseils pour faciliter l'organisation du cabinet d'avocats, selon ''Attorney At Work.''

1. S'organiser est un choix

Tout d’abord, c’est à vous de décider de faire quelque chose pour contrer le chaos qui règne dans votre bureau. Ce sera bien sûr un processus difficile, mais nécessaire. Arrêtez d’ignorer les problèmes et les obstacles auxquels vous devrez faire face. Concentrez-vous plutôt à prendre des mesures pour mieux vous organiser.

2. Comprendre ce à quoi vous devez faire face

C’est là que la plupart des gens abandonnent. Vous décidez de vous organiser et… Oups! Vous ne savez pas ce qui doit être fait ou vous ne savez pas comment vous organiser. Commencez en écrivant sur une feuille de papier une liste de toutes les tâches à faire. Ensuite, retravailler celle-ci en regroupant certaines tâches… et n’oubliez pas de quelques fois déléguer!

3. L'équilibre… pas si important que ça!

N’essayez pas d’accorder un temps égal pour exécuter chacune de vos tâches. C’est normal qu’il y en aient qui ne prennent que 15 minutes à faire et d’autres plusieurs heures et même plusieurs jours! Apprenez à distinguer ce qui presse vraiment et ce qui est le moins important pour bien organiser votre temps.

4. Écrivez des choses sur papier

Des études montrent que l’écriture sur papier peut aider davantage les personnes à mieux mémoriser et comprendre certaines informations. Si vous voulez écrire à la main, vous devez le faire avec une intention claire en tête.

Vous pouvez faire cet exercice chaque matin: sur un post-it ou même un tableau blanc, inscrivez les trois tâches les plus importantes à faire pour la journée. Lorsque vous terminerez une tâche, vous pourrez la barrer ou l’effacer de votre post-it ou tableau. Cela vous donnera un sentiment de fierté et vous verrez clairement ce que vous avez accompli durant votre journée!

5. Vivez au jour le jour

Une fois que vous aurez organisé les processus, le flux de travail, les systèmes et la technologie de votre cabinet d'avocats, vous en ressentirez une immense gratification… Mais cela ne durera pas.

Dites-vous que même la personne la plus organisée aura des journées et des semaines très désorganisées, et c’est normal! Lorsque cela se produit, rappelez-vous simplement que demain sera une nouvelle journée… pour créer une nouvelle liste de tâches sur un bout de papier!

6. Commencez avec un seul problème

Nous avons déjà établi que vous avez beaucoup à faire. N'essayez pas de tout faire en même temps. Au lieu de cela, choisissez de vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Par exemple, le papier entrant est souvent un gros problème de gestion pour de nombreuses entreprises. En maîtrisant le papier, vous éliminez immédiatement une grande partie de l'encombrement.

Décidez par où commencer en fonction de la façon dont vous répondez à cette phrase : « La chose qui me dérange le plus dans mon bureau, c'est… »

7. Choisissez un système d'organisation avec lequel vous savez que vous pouvez travailler

La simplicité est généralement préférable, car tout ce qui est trop compliqué peut devenir écrasant. Alors pourquoi se mettre en position d'échouer ? N'oubliez pas que si la gestion du papier (ou tout autre domaine que vous essayez d'améliorer) était facile pour vous, vous ne seriez pas dans cette impasse en premier lieu.

8. Rassemblez les éléments dont vous avez besoin pour mettre en œuvre le système d'organisation de votre cabinet d'avocats

L'organisation du papier (piles) peut nécessiter des dossiers, des classeurs, des classeurs, un bon scanner, etc. Ne laissez pas un manque de notes autocollantes saboter votre effort d'organisation.

Mettez en place un centre de courrier entrant. Prenez des notes au fur et à mesure pour mémoriser les étapes que vous suivez avec chaque tâche répétitive et suivez attentivement toutes les instructions lors de la mise en œuvre de tout système.

9. N'essayez pas de tout faire d'un seul coup

Une fois que vous avez rassemblé les outils dont vous avez besoin et compris les étapes requises, décomposez et travaillez sur l'organisation des tâches comme vous le pouvez tout au long de la journée. Vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle les choses se font en seulement 10 ou 15 minutes.

Si vous trouvez que le système que vous utilisez ne répond pas à un besoin particulier, corrigez-le. Décidez comment gérer ce besoin à l'avenir et ajoutez-le à votre système. La beauté d'organiser votre pratique à l'aide de systèmes est que si quelque chose ne fonctionne pas ou si vous devez ajouter quelque chose de nouveau, vous pouvez apporter des modifications à tout moment et réorganiser au fur et à mesure.

10. Faites-le vraiment

Enfin, vous devez utiliser votre système d’organisation de la bonne façon. C'est comme cela que vous réglerez vos problèmes peu à peu.