Nul besoin de rappeler que la communication prend une grande partie du temps de l’avocat. Pour Paul H. Burton, ancien avocat en finance d’entreprise auteur de plusieurs guides sur la productivité individuelle et le leadership, il est essentiel de mieux communiquer, c’est-à-dire avec le bon outil, pour obtenir une réponse pertinente.

C’est ce qu’affirme l’expert dans un billet publié sur Attorney at Work, dans lequel il rappelle aussi que chaque réponse obtenue permet de pouvoir poursuivre son travail comme il se doit. Alors autant avoir des réponses à ses questions et besoins le plus efficacement possible.

Le coach partage d’ailleurs un tableau dans lequel est précisé à quel besoin correspond chaque outil de communication. Cela peut paraître évident mais à force de vouloir faire vite, il est possible de l’oublier. Et donc de perdre du temps.

Collaborer, créer, consigner…

Par exemple, à quels besoins répondent une visio, une rencontre ou un appel ? À la possibilité de collaborer, de créer, mais aussi de diffuser une information en direct.

Le courriel sert lui aussi à la diffusion d’informations, mais c’est également le seul outil de communication qui permet de consigner ces informations, dont on a ainsi une trace historique.

Quant aux messages texte, de manière évidente, ils permettent de répondre à une courte question pour laquelle on a besoin d’une réponse instantanée, ou presque.



Faire court

M. H. Burton cite par ailleurs une étude de la société d’applications de messagerie Boomerang, selon laquelle les mots et les phrases plus courts dans les courriels produisent un taux de réponse supérieur de 36 %. Alors autant aller droit au but.

L’expert suggère d’écrire des phrases ne dépassant pas 19 mots. Et de faire court aussi pour ce qui est des messages texte et des questions posées sur des plateformes de clavardage. Pas besoin de trop en dire.

Il soutient également qu’il faut commencer par préciser ce dont on a besoin, ou ce que l’on attend du destinataire. Un oui, un non, des informations, des conseils… Puis par dire pourquoi l’on a besoin de cela. De manière encore une fois concise.

Et, si cela s’avère utile, d’ajouter d’autres explications nécessaires. Aucun problème si elles interviennent à la fin.

Pour ce qui est des titres, comme des objets de courriels, des ordres du jour de réunions ou sinon des premières lignes d’un message texte ou sur des plateformes de clavardage, l’expert affirme qu’il faut mettre une information claire, du type : « Question », « Réunion de demain », « Besoin de coordonnées ».

Pas de doute selon lui, ces titres susciteront des réponses plus rapides. Des petites astuces à tester et qui feront peut-être la différence dans une journée pressée…