Bien sûr, avoir des dossiers impeccables et un bureau épuré permet souvent de gagner du temps. Surtout, de ne pas en perdre. Mais au-delà de ces « choses physiques », certaines compétences organisationnelles ne sont pas à prendre à la légère si l’on veut gagner en productivité.

Dans un billet publié sur Attorney at Work, Camille Stell, auteure américaine et présidente de Lawyers Mutual Consulting & Services, qui se donne pour mission d’aider les cabinets à créer « une pratique juridique moderne », détaille ce que les personnes hyperactives font chaque jour pour « maximiser leurs résultats et bâtir des cabinets juridiques prospères ».

L’experte rappelle que nous avons tous 24 heures dans une journée et que certains semblent en faire beaucoup plus que d’autres.

Elle insiste d’abord et avant tout sur le fait de respecter ses routines quotidiennes. Tout d’abord, sa routine matinale. Et ensuite, sa routine nocturne de relaxation. Pas question dès le matin de faire son rattrapage de courriels un à un, d’après Camille Stell.

Ne pas se lancer dans ses courriels

Il s’agit plutôt de faire un survol rapide pour vérifier les messages les plus importants. Puis, c’est parti pour s’attaquer à une liste prioritaire de trois à cinq éléments, établie la veille. L’experte explique qu’il doit s’agir de choses devant « absolument être faites ».

L’idéal est de commencer avec de la rédaction à faire de toute urgence pour un client par exemple, tant que son esprit « se sent frais » pour écrire. L’auteure américaine le souligne aussi, il est important de prendre des pauses pour marcher quelques minutes et aussi pour boire de l’eau.

Si cette routine n’est pas possible tous les jours, selon ses impératifs et ses rendez-vous, elle ajoute qu’elle permet au moins d’être plus productif les jours où elle est réalisable.

Le soir, elle suggère d’établir sa liste de priorités du lendemain, de laisser son bureau propre et surtout de passer complètement à autre chose pour se vider le cerveau. Famille, amis, activités sportives… Il faut couper, d’autant plus si on travaille de chez soi.

Différencier urgence et importance

La coach estime que différencier les tâches urgentes et les tâches importantes est primordial. Si des urgences peuvent survenir de manière inattendue et doivent être alors traitées sur le champ, l’experte juge que toujours travailler en fonction de délais peut devenir un défaut.

Car cela implique d’être toujours « coincé dans l’instant » et empêche d’innover et de faire évoluer sa pratique. Camille Stell conseille ainsi de développer « un état d’esprit proactif » plutôt qu’un « état d’esprit réactif ».

Établir un calendrier

Si une liste des trois à cinq tâches prioritaires à faire en se levant le matin peut être établie chaque jour, la veille, il ne faut pas faire des listes de toutes ses tâches, au risque d’être frustré de ne pas avoir pu tout accomplir à la fin de sa semaine.

Selon l’auteure, il vaut mieux établir un calendrier. C’est-à-dire, concrètement, décider quand on va faire telle ou telle mission, en étant réaliste sur le temps que cela nous prendra.

En ce qui concerne la consultation et le traitement des courriels, l’experte insiste, cela doit être une tâche à part entière, que l’on peut faire par exemple deux à trois fois par jour, dans un temps donné. Mais pas quelque chose que l’on fait en continu au fil de la journée.

Développer son sens des affaires

Être bien organisé, c’est aussi penser à ne pas uniquement se concentrer sur ses propres tâches, mais voir plus grand. Concrètement, ce n’est pas uniquement penser à ce que l’on doit faire au sein de son cabinet, mais aussi à ce que l’on peut faire pour son cabinet.

Développer ses compétences en affaires doit faire partie de son programme. L’experte conseille de prendre quelques jours environ deux à trois fois par an pour lire un livre intéressant sur le sujet, ou pour participer à une formation, afinde se donner des objectifs concrets à l’année.

Penser à soi

Camille Stell estime qu’une autre compétence clé est celle de savoir prendre soin de soi, surtout avec les « conséquences émotionnelles, mentales et physiques » qu’a pu avoir la pandémie sur chacun.

Avoir un rappel pour penser à se lever et à se déplacer toutes les 50 minutes, faire des exercices au sol cinq à dix minutes environ trois fois par jour… Ces habitudes sont essentielles pour avoir la tête claire et avancer au mieux.