Des bureaux «one size» aux cabinets sans murs

Comme l’ont fait Denton, Norton Rose Fulbright, Lavery et plusieurs autres firmes, le cabinet McMillan a décidé de rénover ses bureaux montréalais dans un format de taille unique. « C’était en 2011, nous avons suivi le modèle de bureaux universels implanté d’abord dans notre firme à Toronto, c’est un concept efficace qui a fait ses preuves », déclare Dagmar Scott, directrice nationale des installations de McMillan.

En entrevue avec Droit-inc, Mme Scott rappelle qu’une grande partie des frais d’exploitation sont consacrés à la location d’espaces en plein cœur des centres financiers des métropoles. En construisant des bureaux de même taille avec un mobilier identique, chaque pied carré est maximisé et on facilite la mouvance des employés d’un département à l’autre, fait-elle valoir.

« À Toronto, il n’y a même plus de bureaux de coin. L’espace est libéré pour faire profiter de la lumière et de la vue à tous les employés qui travaillent au centre du plancher, ou encore pour en faire des salles de réunion », explique-t-elle.

Fin d’une ère

Les bureaux « one size » signent la fin de l’ère où certains associés se voyaient attribués de grandes pièces avec canapés et grandes tables de réunion. Des pièces spécifiques sont dorénavant offertes à tous les avocats pour recevoir leurs clients.

« Chez McMillan, tout le monde compte. C’est notre philosophie et ça se traduit jusqu’à la composition physique du bureau », précise Mme Scott. Elle admet que « certains se sont montrés réfractaires au changement » et qu’un grand travail de communication durant les rénovations des bureaux a facilité la transition.

« Il y en a toujours qui s’opposent au changement, mais ils doivent s’y faire. Aucune firme ne retournera en arrière », lance Colin Scarlett, vice-président exécutif de la société immobilière Colliers International. L’agent immobilier basé à Vancouver a développé une expertise en gestion de l’espace des grandes firmes, et a conseillé des groupes comme McCarthy Tétrault, Miller Thomson et Ernst & Young. Il estime qu’environ 70% des grands cabinets canadiens ont déjà adopté le modèle de bureaux identiques.

Les avocats ont longtemps vu l’attribution d’un grand bureau comme une forme de récompense pour leur apport, conçoit M. Scarlett. « La récompense, c’est qu’on gagne plus quand on est plus performant ! Et si la firme économise des milliers, voire des millions de dollars en frais de location, ils vont encore plus sentir les bénéfices financiers », dit-il.

Bientôt : les espaces ouverts

Si les bureaux à taille unique deviennent la norme en Amérique du Nord, la tendance est plutôt aux espaces ouverts en Angleterre et en Australie, observe Colin Scarlett. « À Londres, un tiers des grandes firmes n’ont plus de bureaux fermés », assure celui qui a visité plus de 16 villes précisément pour voir les tendances en aménagement des bureaux.

L’associé principal peut ainsi se retrouver dans un cubicule, entouré tant par des collègues expérimentés que des novices. « La transmission du savoir est très efficace quand les jeunes peuvent avoir un contact régulier avec les plus âgés, et les observer au travail », fait valoir M. Scarlett. Le partage des tâches est aussi beaucoup plus efficace quand les avocats d’un même groupe travaillent côte à côte. Et qu’en est-il des appels confidentiels ? Il y a toujours des pièces pour effectuer des appels en privé, ou étudier des documents, répond l’agent immobilier.

Ce modèle d’espace de travail vient avec des défis; pour certains employés, il est très difficile de se concentrer dans un environnement bruyant. Selon M. Scarlett, c’est une simple question d’adaptation à de nouvelles manières de faire. « Les firmes d’avocats sont parmi les rares organisations qui ont encore autant de bureaux fermés, toutes les autres industries misent sur le travail en espace ouvert. C’est ça le futur », conclut l’expert.

Le savez-vous?

Des sources ont indiqué à Droit-inc qu’une firme nationale, dans la ville de Québec, troquera bientôt ses bureaux fermés pour un grand espace ouvert… De quel cabinet s’agit-il?

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