Tout lecteur informé de Droit-inc le sait: la communauté juridique montréalaise est de plus en plus mobile.

Selon des statistiques récentes, le travailleur moyen, tous secteurs confondus, change d’emploi tous les quatre ans; tous les dix ans pour les plus de 50 ans.

Cette augmentation du taux de roulement apporte son lot de conséquences pour les employeurs, notamment une hausse appréciable des demandes de référence.

Or, la confusion semble planer en ce qui a trait aux informations que peut et doit divulguer un ancien employeur.

Cadre légal des lettres de référence

Notons d’entrée de jeu que les employeurs n’ont aucune obligation légale de fournir des références à moins qu’un tribunal ou un arbitre ne l’ordonne.

Ils ont seulement l’obligation de produire un certificat de travail à la demande de l’employé conformément aux articles 2096 du Code civil du Québec et 84 de la Loi sur les normes du travail.

Puisqu’on est dans le vif du sujet sachez que votre nouvel employeur ne trouvera sur ce document aucun renseignement quant à votre conduite passée, puisque ce certificat ne doit faire état d’aucun renseignement relatif à la qualité du travail accompli, pas plus qu'au dossier disciplinaire de l’employé.

A tous le moins, prouve-t-il votre état civil, ainsi que la durée du précédent poste.

Les demandes d’informations spécifiques au rendement et au comportement de l’employé au travail sont plus difficiles à gérer.

Que dire ? Que dire ?

Les renseignements relatifs aux anciens employés et ceux actuellement à l’emploi sont protégés par le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ou le secteur public, le cas échéant).

Cette législation interdit à un employeur de rendre public les renseignements personnels d’un employé sans son consentement (de préférence obtenu par écrit), à l’exception des cas où cette information doit légalement être diffusée.

Et attention au contrevenant : il pourrait engager sa responsabilité et faire l’objet de poursuites judiciaires.

Cela dit, même si un consentement par écrit était obtenu, les employeurs ne peuvent pas tout dire et la prudence reste de mise :

- l’information transmise doit être non discriminatoire.

Exit donc tous les renseignements sur l’orientation sexuelle de l’employé, son âge, sa religion, ses origines ethniques ou son statut civil.

- Aux oubliettes également les renseignements sur la vie privée de l’employé.

Notez qu’une simple discussion au sujet des passe-temps ou de la vie familiale de l’employé pourrait être assimilée à une violation de sa vie privée.

L’information divulguée doit finalement se circonscrire aux informations générales relatives au rendement au travail.

Évidemment, les commentaires négatifs sont à éviter.

S’ils doivent être communiqués, l’employeur doit être capable de les justifier afin d’éviter d’engager sa responsabilité envers un employé qui ne pourrait être en mesure de se trouver un autre emploi; avec même le spectre d’une attaque en diffamation et les coquets dommages-intérêts pouvant en résulter.

Que conseiller aux employeurs ?

La façon la plus simple d’éviter les problèmes décrits tombe sous le sens: il faut refuser toute demande de références.

En me basant sur mon expérience, plusieurs entreprises ont des politiques interdisant l’octroi de références et ne font que soumettre un certificat de travail, tel qu’exigé par la loi.

Solution de sécurité extrême mais qui ne satisfait pas les employeurs désireux d’offrir un coup de main à leurs anciens employés en leur fournissant une référence positive.

Y aurait-il une solution mitoyenne dans ce cas?

Offrir une lettre adressée à un futur employeur faisant simplement état du bon rendement de l’employé peut être considéré comme l’alternative.

L’employé pourra utiliser cette lettre en guise de référence.

Toute demande d’information supplémentaire sera par contre refusée par l’ex-employeur.

Avec cette solution, l’employé devient maître de l’information personnelle à son sujet et évite que l’employeur ne divulgue des renseignements sensibles par inadvertance.

Le nouvel employeur est renseigné sur sa future recrue et l’ancien employeur préserve sa responsabilité, tout en ayant valorisé le travail effectué par son ancien salarié.

Chose certaine, compte tenu de la fréquence avec laquelle nous changeons d’emploi, chacun peut potentiellement se retrouver dans cette situation à un moment ou un autre de sa vie professionnelle.