Faire bon usage des courriels

Ah les fameux courriels ! Il y en a trop ! L’avènement de cet outil constitue-t-il une véritable plaie ou plutôt un génie de la technologie ?

Qu’on en dise ce qu’on voudra, je ne retournerais pas en arrière pour tout l’or du monde. Les courriels me permettent de gérer ma pratique de façon plus efficiente. Bien que le contact personnel ou téléphonique puisse être souhaitable en plusieurs occasions, pensez aux nombreuses rencontres/appels téléphoniques ainsi évités (sans parler de l’éternel jeu du chat à la souris par l’entremise de messages laissés dans les boîtes vocales), à la liberté de pouvoir procéder à votre demande/suivi/réponse quand bon vous semble (je peux parfois faire parvenir des demandes par courriel à 6 heures du matin au lieu d’attendre à 8 heures 30 que la personne me réponde par téléphone, bref, quand je suis rendue là, je veux traiter et non pas attendre !), au temps gagné en rédaction de résumés de conversation téléphonique dans le dossier, aux avantages reliés à la conservation de preuve documentaire au dossier, à la préservation de l’environnement (envoi de factures par courriel par exemple au lieu de la poste).

Voici quelques petits trucs qui vous permettront de gérer le tout efficacement et ainsi apprécier à sa juste valeur le courrier électronique.



Désactiver les alertes et fermer son logiciel : Quoi de plus irritant que de se faire déranger par une alerte audio et/ou visuelle alors qu’on est occupé à autre chose ? Régler ce problème est bien simple. J’ai configuré mon téléphone cellulaire de façon à ce que je puisse avoir accès à mes courriels uniquement au moment où j’en fais la demande. De cette façon, je ne suis pas avisée à chaque fois qu’un nouveau courriel m’est acheminé.

Également, lorsque je ne veux pas être dérangée au bureau (par exemple, quand je suis en train de lire, de rédiger ou faire de la recherche), je ferme carrément mon logiciel de messagerie (sur ordinateur de bureau). Je préfère cette façon de faire plutôt que celle de configurer les paramètres d’envoi/réception.

Se désabonner : Les entreprises nous bombardent de pourriels. Heureusement que la loi anti-pourriel est entrée en vigueur le 1er juillet 2014 afin d’instaurer de nouvelles règles qui nous permettent notamment de retirer notre consentement via courriel ! Pour ma part, je prends soin de faire les demandes de retrait de consentement dès qu’un expéditeur m’envoie trop fréquemment des courriels ou que je juge que le contenu n’est pas utile dans le cadre de mes activités quotidienne. Notez que certaines entreprises offrent des options d’envoi moins fréquents/sélection de type d’envois. Ces avenues peuvent parfois être de bon compromis si on ne veut pas complètement perdre le fil.

Rédiger des messages courts : Il est maintenant généralement reconnu qu’on n’a pas à s’enfarger dans les fleurs du tapis lorsqu’on rédige un courriel. Un texte rédigé en langage clair (plutôt que limpide) et qui est court (plutôt que succinct) fait très bien l’affaire.

Profiter des moments d’attentes : J’aime profiter des moments où je suis en mode attente pour lire et répondre à mes courriels via mon téléphone portable. Par exemple, je peux procéder dans les couloirs du Palais de justice, au bureau entre deux clients où lorsque la concentration n’y est plus, dans la salle d’attente du médecin, du dentiste et du garage. Bref, les moments à rentabiliser sont très nombreux. Maximiser ainsi mon temps me permet aussi de me déculpabiliser pour les « quelques » fois où je pêche par procrastination !

Par ailleurs, je tiens à témoigner de l’importance du contact humain et de la nécessité de le préserver. Et de grâce, ne traitez pas vos courriels en présence de personnes avec qui vous interagissez ! C’est impoli pour ne pas dire qu’il s’agit là d’un manque flagrant de considération !

Enfin, je vous invite à consulter cette capsule publiée sur le site internet du Barreau du Québec à propos de vos obligations déontologiques en matière de confidentialité.