Source : Shutterstock
Source : Shutterstock
Se préparer à une urgence n’est pas chose facile.

À l'approche d'un orage, vous pouvez vous approvisionner en eau et en conserves et vous assurer d'avoir des piles pour la lampe de poche.

Malheureusement, la planification d'une catastrophe dans un cabinet d'avocats nécessite plus de temps et d'efforts qu'une visite chez Costco.

Voici cinq conseils d’Attorney at work pour vous aider à préparer votre cabinet à une urgence quasi apocalyptique.

Trouver votre « avocat-conseil »

Pour les solos, identifier un « avocat assistant » ou un « avocat de soutien » est un élément clé de la préparation aux catastrophes. Selon les résultats d’une étude de Legal Tech Survey, seulement 21% des avocats qui exercent en solo ont déclaré avoir mis en place un plan de reprise après sinistre.

En tant qu'avocat indépendant, d’identifier un collègue pouvant vous servir de remplaçant peut vous apporter une tranquillité d'esprit, à vous, à votre famille et à vos clients.

Un avocat assistant accepte d'être disponible en cas d'urgence, mais vous pouvez également désigner un avocat assistant pour vous suppléer pendant que vous êtes en congé parental, en congé de maladie ou en congé sabbatique.

Choisissez une personne ayant une expertise dans votre domaine de pratique. Exécutez un accord écrit définissant la relation et les tâches que ce dernier assumera pour vous. Autorisez l'avocat par écrit de votre consentement pour qu'il communique avec vos clients. Certains avocats fournissent cette notification dans leur lettre de mission afin que le client soit informé du plan d'urgence dès le début de la représentation.

Vous pourriez même établir une relation de réciprocité dans le cadre au sein de laquelle vous agissez en tant qu'avocat assistant l'un pour l'autre.

Préparez une liste de contrôle

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les avocats évitent de préparer des listes de contrôle en cas d’urgence. Le manque de temps est l’une d’entre elles.

Plutôt que d'être obsédé par un vaste plan de préparation, créez une liste de contrôle d'une page.

Incluez vos mots de passe et identifiants importants pour une entrée d'urgence dans vos plateformes clés.

Fournissez des instructions sur la façon d'accéder à votre base de données clients et à votre système de calendrier. (Et assurez-vous de les tenir à jour !)

Répertoriez tous les mots de passe et identifiants de vos appareils électroniques.
Incluez vos informations de compte bancaire et de carte de crédit.

Inventoriez vos actifs numériques, y compris les fournisseurs, les identifiants et les mots de passe pour votre site Web, vos e-mails et vos réseaux sociaux.

C'est une étape que vous pouvez franchir aujourd'hui. Créez la liste, indiquez aux employés clés ou à la famille où la trouver et dormez plus facilement ce soir.

Prenez le contrôle de la planification de la relève

De nombreux avocats travaillent sans se soucier du lendemain. C'est un plan terrible pour vous, vos clients et votre famille.

À un moment où votre famille devrait se concentrer sur son propre deuil, elle finit par essayer de trouver des numéros de téléphone et des mots de passe, accéder à vos comptes bancaires et aider les clients à déterminer l'état de leur dossier.

Créer un plan de relève ne signifie pas que vous prendrez votre retraite aujourd'hui. Voyez cette étape comme une mesure de sécurité. C’est l’occasion d’acquérir un certain contrôle sur « quand » et « comment » vous comptez mettre fin à votre pratique.

Certaines options à considérer sont la fermeture de votre cabinet, l'embauche de votre successeur ou la vente du cabinet. Vous pourriez rencontrer un expert en succession pour commencer à réfléchir à l'option qui vous convient le mieux.

Documentez et testez votre plan de communication

En période de catastrophe, les canaux de communication réguliers sont souvent indispensables. Prenant l'exemple d'une catastrophe naturelle, vous devez discuter de votre plan à l'avance avec votre personnel. Déterminez si le bureau sera fermé et comment l'équipe sera informée, examinez le plan d'urgence du tribunal pour les audiences et partagez les résultats attendus avec vos clients.

Si votre bureau est devenu virtuel pendant la pandémie, vous avez déjà dû faire face à un déménagement vers un environnement de travail à domicile et il est probable que vous soyez désormais sans papier ou au moins que vous ayez moins de papier que par le passé.

Déterminez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Examinez et mettez à jour le plan chaque année en fonction des résultats de votre test le plus récent ou en fonction d'un événement tel qu'un déménagement de bureau.

Vérifiez la technologie essentielle pour l'inattendu

La technologie est fondamentale pour survivre à l'inattendu, comme une pandémie. Voici les éléments clés à inclure dans votre plan technique. Ne l’oubliez pas, et soyez à l'affût.

Voici le matériel auquel il faut penser :

Matériel, Systèmes téléphoniques, Internet
  • Ordinateurs et appareils mobiles
  • Scanner
  • Services VoIP, renvoi d'appels, réceptionnistes virtuels
  • Internet haut débit
  • Système de sauvegarde
Solutions logicielles
Gestion de cabinet, gestion de documents, systèmes de calendrier/documentation
  • Outils de marketing et de gestion de la relation client (CRM)
  • Outils de collaboration
  • Microsoft 365 (avec équipes)
  • Espace de travail Google
  • Logiciel de visioconférence
  • Outils de signature électronique
  • Portail client sécurisé
  • Traitement des cartes de crédit et plans de paiement
  • Logiciel de campagne email
Enfin, utilisez les leçons apprises durant la pandémie pour vous aider lors de la prochaine catastrophe. Et rappelez-vous, une fois que vous aurez mis en place cette liste de contrôle en cas de catastrophe, vous dormirez plus facilement.