Le courriel est dépassé, place au portail client!

Il n’est plus raisonnable de continuer à se transmettre des documents importants comme on le faisait il y a vingt ans, par un simple envoi de courriel.

Cette pratique n’est plus adaptée à un monde des affaires, où les attentes sont devenues élevées en termes de service à la clientèle, comme en termes de sécurité. Les pourriels, les tentatives de piratage, les cyber-arnaques ont considérablement accru les risques pesant sur le transfert de documents, surtout quand ceux-ci sont confidentiels.

Dans ce contexte, le portail client est devenu un outil incontournable pour un cabinet d’avocats, assure Attorney At Work.

Un portail client est un espace privé, accessible avec un identifiant et un mot de passe, offrant plusieurs fonctions permettant d’interagir avec les partenaires de l’entreprise. Ces fonctions peuvent être le partage sécurisé de documents, la communication d’informations personnalisées, la gestion de projets, le recrutement d’employés…

Le partage de documents est un service de base, qui permet au client de consulter les documents, où qu’il se trouve. Mais le portail client doit aller beaucoup plus loin.

Un hall d’entrée virtuel

Dans un monde où le virtuel a pris une place considérable avec la pandémie, le portail devient le hall d’entrée virtuel du cabinet pour ses clients.

En ligne, un hall de cabinet d’avocats doit être aussi bien conçu que le hall du cabinet physique. Le visiteur doit s’y sentir bien. Dans le monde virtuel, cela signifie que le portail doit être convivial et esthétique. La navigation doit être confortable.

Parmi les fonctionnalités utiles, en plus du partage de documents, les clients devraient pouvoir trouver des guides et des FAQ, qui apportent des informations utiles et gratuites aux clients. On peut y afficher des actualités, mais il faut veiller à son contenu, quitte à le rédiger en interne plutôt que se fier à des flux automatisés qui pourraient promouvoir du contenu que vous ne souhaitez pas diffuser.

Les clients pourraient aussi prendre leurs rendez-vous sur le portail du cabinet. Cela leur éviterait d’avoir à attendre au téléphone, ou de patienter le temps d’avoir une réponse à un courriel.

Le portail pourrait aussi permettre de transmettre les factures aux clients, qui pourraient également y effectuer leurs paiements électroniques.

Comme un dossier client, un portail client doit être fermé. Il est souhaitable d’envisager cette fermeture dans les deux mois qui suivent la clôture du dossier. Le but est d’encourager les clients à sauvegarder leurs informations dès que le dossier est achevé. Sinon, ils risquent de devoir vous recontacter plusieurs mois après.

Le plus beau avec le portail client, c’est qu’il est souvent déjà inclus dans les logiciels de gestion des cabinets d’avocats. Mais de nombreux cabinets ne l’utilisent pas, uniquement parce qu’ils n’ont pas activé cette option.